16.10.20

 

ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE HÄÄDEMEESTE VALLAVALITSUSES 

 

Isikuandmete töötlemise alused

Häädemeeste Vallavalitsus (edaspidi Vallavalitsus) töötleb füüsilise isikuga seotud isikuandmeid kohalikule omavalitsusele ja selle asutusele õigusaktidega pandud avaliku võimu ülesannete täitmiseks ning avalike teenuste osutamiseks. Isikuandmete töötlemise aluseks võib olla ka isiku pöördumine omavalitsuse poole.

Oma sisemise töökorraldusega teeb Vallavalitsus kõik selleks, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks.

Isikuandmete töötlemisel lähtub Vallavalitsus isikuandmete kaitset reguleerivatest õigusaktidest ja juhistest nagu Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus; isikuandmete kaitse seadus; avaliku teabe seadus; rahvastikuregistri seadus; Andmekaitse Inspektsiooni juhised.

Vallavalitsus töötleb  isikuandmeid:

  •  õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks (näiteks lasteaiakoha määramine);
  •  juriidilise kohustuse täitmiseks (näiteks statistiliste aruannete esitamine);
  •  isikuga sõlmitud lepingu täitmiseks.

Muudel juhtudel küsime isikuandmete töötlemiseks nõusoleku, näidates ära, milliseid isikuandmeid soovime töödelda ja millisel eesmärgil. Nõusoleku puudumisel või selle tagasivõtmisel isikuandmeid ei töödelda.

 

Andmed isikuandmete töötleja kohta

Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on Häädemeeste Vallavalitsus. Töödeldavatele isikuandmetele pääsevad ligi ainult need teenistujad, kes kasutavad isikuandmeid oma tööülesannete täitmiseks.

Võime kasutada kolmandate isikute abi oma tegevuse korraldamisel (näiteks valla meiliserveri haldamisel), mille käigus edastame üksnes teenuse osutamiseks vajalikke isikuandmeid. Vastutava töötlejana edastame isikuandmeid ainult sellistele volitatud töötlejatele, kellega oleme sõlminud lepingu. Volitatud töötleja tohib isikuandmeid töödelda üksnes lepingus nimetatud eesmärkidel ja piirides andmekaitse reegleid järgides.

Isikuandmete töötlemisega tekkinud küsimuste korral palume pöörduda meie andmekaitsespetsialisti Iris Hahlbergi poole aadressil iris.hahlberg@haademeeste.ee.

 

Milliseid isikuandmeid me töötleme

Pöördumised ja muu kirjavahetus

Füüsilise isiku poolt esitatud pöördumised (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue selgitustaotlus jm) võivad sisaldada isikuandmeid nagu nimi, kontaktandmed, isikut puudutava  probleemi kirjeldus jm. Samuti võib isikuandmeid sisaldada teisest ametiasutusest saabunud kiri.  Kirjad registreeritakse vallavalitsuse dokumendiregistris. Dokumendiregistrile on juurdepääs Häädemeeste valla veebilehelt. Kasutame isikuandmeid saabunud kirjale vastamisel. Kui kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle pädevale asutusele ning teavitame sellest kirja saatjat.

Kui saabunud kirjas leidub teavet, mis võib oluliselt kahjustada isiku privaatsusõigusi või sisaldab andmeid, millele juurdepääs on õigusakti alusel piiratud, seatakse kirjale juurdepääsupiirang.

Avalikku juurdepääsu ei võimaldata üldjuhul dokumendiregistri kaudu tehtud füüsilise isiku pöördumisele selles sisalduvate isikuandmete tõttu.  Kui dokumendile on seatud juurdepääsupiirang õigusakti alusel, kuvatakse dokumendiregistris pöördumise registriandmed. Isikule vastatakse pöördumises esitatud aadressil kirjalikult või kokkuleppel muul viisil.

 

Häädemeeste Vallavalitsusele või Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid

Häädemeeste Vallavalitsusele ning Häädemeeste Vallavolikogule arutamiseks ja otsustamiseks esitatud dokumendid registreeritakse Vallavalitsuse dokumendiregistris.

Häädemeeste Vallavalitsuse korralduse ja Häädemeeste Vallavolikogu otsuse puhul on tegu üksikaktiga. Kui nimetatud üksikaktis reguleeritakse konkreetse isiku õigusi või kohustusi, sisaldab see isikuandmeid (näiteks otsus detailplaneeringu kehtestamise kohta; korraldatud jäätmeveost vabastamise korraldus). Kui üksikakti eelnõu sisaldab füüsilise isiku nime, elukohta ja isikukoodi isikuandmetena või delikaatseid isikuandmeid, siis seatakse nii eelnõule kui ka üksikaktile juurdepääsupiirang ning tuuakse välja piirangu alus ja tähtaeg. Isikuandmeid ja eraelulist teavet sisaldavatele alusdokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.

Valla õigusaktid ja protokollid tehakse kättesaadavaks dokumendiregistri kaudu. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisu moodustab valdavalt asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave.

 

Töö- või ametikohale kandideerimine Vallavalitsuses

Töö- või ametikohale kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid.

Kandideerimisdokumendid ja kirjavahetus registreeritakse Vallavalitsuse dokumendiregistris. Kõik kandideerimisdokumendid on juurdepääsupiiranguga teave. Nendele dokumentidele avalikku juurdepääsu ei võimaldata. Dokumendiregistris kuvatakse ainult kandidaadi initsiaalid ja dokumendi registriandmed. Juurdepääs kandideerimisdokumentidele võimaldatakse ainult neile ametnikele ja isikutele, kes osalevad kandidaadi valimisel.

Kandideerimisavaldusi koos lisatud dokumentidega säilitatakse viis aastat.

 

Vallavalitsuse veebileht, telefonikõned

Töötleme valla veebilehe külastajate andmeid üksnes statistilistel eesmärkidel isikustamata kujul. Vallavalitsus ei salvesta füüsiliste isikute telefonikõnesid.

 

Isikuandmeid sisaldavate dokumentide säilitamise tähtaeg

Vallavalitsus ei töötle ega kasuta isikuandmeid kauem, kui see on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või andmete töötlemise aluseks olnud eesmärgi saavutamiseks. Vallavalitsuses säilitatakse kõiki dokumente elektrooniliselt.

Isikuandmeid sisaldavaid dokumente säilitatakse:

  • dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või
  • seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
  • seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või
  • poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
  • Vallavalitsuse dokumentide loetelus sätestatud tähtaja möödumiseni.

Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb Vallavalitsus säilitustähtaja saabumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab Vallavalitsus üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise. Säilitustähtaja saabumisel dokumendid hävitatakse.

 

Isikuandmete avalikustamise põhimõtted

Kõigile isikutele vabalt ja avalikult kasutamiseks masinloetaval kujul andmetena (avaandmed) isikuandmeid ei avalikustata, välja arvatud juhul, kui isikut on teavitatud andmete kogumisel sellest, et tegu on avalike andmetega.

Isikuandmeid edastame kolmandatele isikutele ainult õigusakti, lepingu või muu toiminguga ettenähtud juhtudel ( näiteks kohtueelsele menetlejale, kohtule, järelevalveasutusele jt).

Ametlikes Teadaannetes avalikustame isikuandmeid juhul, kui seda näeb ette eriseadus.

Isiku otsese osaluseta ja seadusest tuleneva aluseta edastame valla ajalehele "Liiviranna" vastsündinu ja tema vanemate nimed ning  eakate vallaelanike nimed, et neid õnnitleda. Isikutel, kes ei soovi, et nende endi või nende lähedaste nimed õnnitluseks ajalehes avaldatakse, palun teavitada vastavast asjaolust Vallavalitsust.

 

Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

Omavalitsusorgani töös ja ametiasutuses avaldatakse isikuandmeid ainult asja menetlemiseks. Menetlusega seotud isikutele avaldatakse andmeid ainult asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.

Juurdepääsupiiranguga dokumendiga tutvumiseks esitatud teabenõude korral kontrollitakse eelnevalt, kas soovitud dokumenti saab väljastada muutmata kujul või tuleb seda töödelda, et välistada  juurdepääsupiiranguga teabe sattumine kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine otsustatakse vastavalt dokumendi sisule.

Juurdepääsupiiranguta väljastatakse dokument isikule või asutusele, kellel on õigusaktist tulenev alus selle küsimiseks (näiteks kohus või kohtuväline menetleja).

 

Isikuandmete turvalisuse tagamine

Vallavalitsus peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse. Vallavalitsus kaitseb kogutud isikuandmeid volitamata ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.  

Juurdepääs isikuandmetele on ainult valla ametiasutuse teenistujatel, kes vajavad neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad teenistujad on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning rakendama nõutud turvameetmeid.  Volitatud töötlejalt nõuame isikuandmete töötlemisel  valla ametiasutusega samal tasemel turvalisuse järgimist.

 

Tegevus isikuandmetega seotud rikkumise korral

Isikuandmetega seotud rikkumisest teadasaamisel, mis võib ohustada isiku õigusi ja vabadusi, teavitame Andmekaitse Inspektsiooni. Vallavalitsus rakendab meetmeid rikkumise viivitamatuks lahendamiseks.

Kui rikkumine võib tõenäoliselt kaasa tuua suure ohu isiku õigustele ja vabadustele, teavitame sellest isikut. Eesmärgiks on võimaldada isikul endal tarvitusele võtta vajalikud ettevaatusabinõud olukorra lahendamiseks.

 

Füüsilise isiku õigused isikuandmete töötlemisel

Isikuandmete töötlemisega seoses on isikul järgmised õigused:

Õigus saada teavet selle kohta, milliseid isikuandmeid me töötleme ja kuidas see toimub. Sellekohase teabe saamiseks palume esitada Vallavalitsusele digiallkirjastatud päring. Vallavalitsusel on õigus nõuda isiku tõendamist.

Päringule vastatakse hiljemalt 30 päeva jooksul. Vallavalitsusel on õigus vastamise tähtaega pikendada 60 päeva võrra, arvestades taotletavate andmete mahtu ja päringule vastamise keerukust.  Vastamise tähtaja pikendamisest ja vastuse viibimise põhjusest teavitatakse isikut 30 päeva jooksul päringu saamisest. Vallavalitsus võib keelduda päringu täitmisest õigusaktides ettenähtud juhtudel, näiteks juhul, kui see kahjustab riiklikku julgeolekut või võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi. Päringu täitmisest keeldumise korral põhjendab Vallavalitsus keeldumist.

Andmete paberkandjal väljastamise eest võime nõuda mõistlikku tasu alates 21. leheküljest.

Riiklikes registrites isiku kohta käivaid isikuandmeid saab kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse kaudu nende andmete osas, mille andmeandja registrile on Vallavalitsus.

Õigus nõuda oma isikuandmete parandamist, kui andmed on muutunud või mingil põhjusel puudulikud, ebapiisavad või väärad. Selleks palume isikul esitada Vallavalitsusele  vastava sooviga avaldus. Vallavalitsusel on õigus küsida avalduse menetlemisel täiendavaid tõendeid.

Õigus nõuda mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt andmete töötlemise eesmärgist.

Isikuandmete töötlemisel nõusoleku alusel, on isikul õigus igal ajal nõusolek tagasi võtta.  Nõusoleku tagasivõtmiseks palume esitada sellele ametiasutusele avaldus, kellele anti nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Avalduses tuleks välja tuua, milliste isikuandmete töötlemise lõpetamist soovitakse. Ametiasutus lõpetab nõusoleku tagasivõtmisest teada saamisel viivitamatult avalduses märgitud isikuandmete töötlemise.

Õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui isikuandmete töötlemise aluseks on isiku eelnev nõusolek ning nõusolek on tagasi võetud või on möödunud andmete säilitustähtaeg ja neid andmeid ei pea arhiveerima.

Kui ametiasutus kavatseb isikuandmeid töödelda mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, edastab ta isikule teabe isikuandmete edasise töötlemise eesmärgi kohta.

Õigus pöörduda oma õiguste kaitseks pädeva järelevalveasutuse poole. Vallavalitsuse isikuandmete töötlemisega seotud toimingute peale on isikul õigus esitada vaie või kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (e-post info@aki.ee, tel 627 4135) või pöörduda kaebusega halduskohtusse.

 

Toimetaja: IRIS HAHLBERG